Veritabanı, bilgisayarda, bilgilerin kategorize edilerek depolandığı bir alandır. Bilgi artışı verilerin sınıflandırılıp ayrıştırılarak depolanmasını zorunlu hale getirmiştir.Depolama için dosya-işlem sistemi mevcut ise de bu yöntem yeterliliğini günümüzde kaybetmiş ve daha geniş bir bilgi depolama yöntemine ihtiyaç duyulmuştur. Cep telefonlarındaki kişi rehberi bu konu için verilebilecek en güzel örnektir. Ayrıca üyelik sisteminin bulunduğu web sayfalarında üye bilgileri de bu konuya güzel bir örnek teşkil etmektedir. Bilgilere ulaşıp onları düzenleme işlemeni bu alanı kullanarak yaparız. Bu alanda ayrıca birbiri ile ilişkili bilgileri bir araya getirip güncelleme de yapılabilmektedir. Veriler dağınık olarak yer alırlar. Veritabanın da ise bu bilgiler düzenlenerek depolanmaktadır.
Veritabanı kullanmanın pek çok faydası vardır. öncelikle bilgileri kategorize ederek depolamak bilgileri dağınıklıktan kurtarır. Veri ararken bulmada zorlanmazsınız ve bu sayede zamandan tasarruf sağlarsınız. Ayrıca sizi tekrara düşmekten de kurtarır. Hafızada dağınık olarak depolanan bilgileri klasörlere dönüştürüp kategorize edeceğinden alan işgalinin de önüne geçer ve alan israfı yapılmamış olur. Bir başka faydası da bütünlüğün sağlanmasına yardımcı olmasıdır. öğrenci işleri bilgi sistemi konuya uygun bir örnek teşkil etmektedir ayrıca bankalarda, hastanelerde vs. kullanılan kayıtlar için oluşturulan dosyalar da bu depolama için verilebilecek örneklerdendir. Gerek özel gerek kamu kuruluşu olsun mevcut bilgilerini dosyalayıp depolamada bu alanı kullanmaktadırlar. Peki, bilgileri bu şekilde veritabanında tutmak neden bu kadar önemlidir? çünkü birbiri ile ilişkili bilgileri ayrı ayrı dosyalarda tutmak, daha sonra yan yana getirmek istediğiniz bilgileri bir araya toplamak istediğinizde zorluk çıkarmaktadır. İşte, veritabanı birbiri ile ilişkisi olan bilgileri tıpkı bir kütüphanede olduğu gibi ilişkiye göre sınıflandırıp depolamaktadır. Temelde iki tür uygulamaya sahiptir. Birincisi düz-dosya veritabanlarıdır. İkincisi de ilişkisel veritabanlarıdır. Düz,dosya veritabanı ilişkisel veritabanına göre daha basit bir sistem gerektirmektedir. Burada bilgiler tek yönlü olarak toplanmakta ve depolanmaktadır. Oysa ilişkisel veri tabanı farklı farklı olan dosyalar arasında ilişki kurar. Kurduğu ilişkiye göre de bu dosyaları gruplandırır, sınıflandırır ve depolandırır.
Veritabanının bir de bileşenleri vardır. Tablolar, sorgu ve formlardan oluşan bileşenleri mevcuttur. Veriler tablolarda saklanmaktadır. Tek bir tablo olabileceği gibi birden fazla tablo da olabilir. Satır ve sütunlar farklı işleve sahiptir. Sütunların her birinde bir bilgi sınıfı yer alır. Satırlarda ise sütunlara ait bilgiler saklanmaktadır. Tabloya bir alan ismi belirlenir. Her alanın içerdiği veri türü de ayrıca belirtilmektedir. Tablolardaki veriler sorgu sonucunda seçilir ve belli bir düzen içinde sunulur. Bir de kullanıcı ile program arasında bir ilişki mevcuttur. İşte bu ilişkiyi formlar sağlamaktadır. Formlar oluşturulduktan sonra bilgi girişleri yapılır ve veritabanına kaydedilirler. Bu işlemler “veritabanı yönetme sistemi” tarafından gerçekleştirilmektedir. Burada önemli olan depolanacak olan bilgilerin tanımlanmasıdır. Bu tanımlama işlemi de şema oluşturmaktan geçmektedir. Birbiri ile ilişkili bilgileri ayrı ayrı dosyalarda tutmak, daha sonra yan yana getirmek istediğiniz bilgileri bir araya toplamak istediğinizde çıkan zorluğun önüne geçebilmek için veritabanını kullanmak bir zorunluluk haline gelmiştir ve bu zorunluluk veri tabanı yöneticiliğine kaynak olmuştur. İşte, veritabanı birbiri ile ilişkisi olan bilgileri tıpkı bir kütüphanede olduğu gibi ilişkiye göre sınıflandırıp depolamaktadır. Temelde iki tür uygulamaya sahip olan bu alanda, birincisi düz-dosya veritabanlarıdır ki çok fazla oluşturulmazlar. İkincisi de ilişkisel veritabanlarıdır ki özel veya kamu sektöründe en çok kullanılanı budur. Düz, dosya veritabanı ilişkisel veritabanına göre daha basit bir sistem gerektirmektedir. Burada bilgiler tek yönlü olarak toplanmakta ve depolanmaktadır. Cep telefonlarındaki rehberler buna örnek verilebilir. Oysa ilişkisel veri tabanı farklı farklı olan dosyalar arasında ilişki kurar. Kurduğu ilişkiye göre de bu dosyaları gruplandırır, sınıflandırır ve depolandırır. Banka, hastane, okul, üniversite gibi kurumlarda kullanılan depolamalar bu şekilde yapılmaktadır.
